Cómo compartir cuadernos de trabajo de Excel 2016 a través de OneDrive

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Por Greg Harvey

Antes de poder compartir su libro de trabajo de Excel 2016, debe guardar una copia del mismo en una carpeta de su OneDrive. La forma más sencilla de hacerlo es abrir primero el libro de trabajo para compartir en Excel y hacer clic en el botón Compartir que aparece en el lado derecho de la cinta.

Excel abre un panel de tareas Compartir en su hoja de trabajo con un botón Guardar en la nube. Haga clic en el botón Guardar en la nube para que Excel abra la pantalla Guardar como en la vista entre bastidores, donde puede guardar el libro de trabajo en una carpeta de su OneDrive.

Una vez que haya guardado el libro de trabajo en su OneDrive, Excel le devuelve a la vista de hoja de trabajo con un panel de tareas Compartir actualizado similar al que se muestra aquí.

Invitar a compañeros de trabajo o clientes a compartir un libro de trabajo de Excel guardado en su OneDrive en el panel de tareas Compartir.

Puede ver sus opciones para compartir el libro de trabajo siguiendo estos pasos:

  1. Haga clic en el cuadro de texto Invitar a personas del panel de tareas Compartir y, a continuación, comience a escribir la dirección de correo electrónico de la primera persona con la que desee compartir el libro de trabajo. Cuando encuentra posibles coincidencias, se muestran en un menú desplegable, y puede seleccionar la dirección de correo electrónico de la persona haciendo clic en su nombre en la lista. Para buscar direcciones de correo electrónico en la lista de direcciones y agregarlas a este cuadro de texto, haga clic en el botón Buscar contactos en la libreta de direcciones (situado a la derecha del cuadro de lista Invitar a personas) y, a continuación, utilice las opciones de la libreta de direcciones: Lista de direcciones globales. Para compartir el libro de trabajo con varias personas, escriba un punto y coma (;) después de cada dirección de correo electrónico que agregue a este cuadro de texto (Opcional) Haga clic en el botón desplegable Can Edit (Puede editar) y seleccione la opción Can View (Puede ver) en el menú para evitar que las personas que invite realicen cambios en el libro de trabajo que está compartiendo. Si desea restringir a los destinatarios a revisar los datos sin poder realizar cambios, asegúrese de sustituir la opción Editar por Vista de lata antes de compartir el libro de trabajo.
  2. (Opcional) Haga clic en el cuadro de texto Incluir un mensaje personal con la invitación y escriba cualquier mensaje personal que desee incorporar como parte del correo electrónico con la invitación genérica para compartir el archivo.
  3. En cuanto haga clic en el botón Compartir, Excel enviará por correo electrónico la invitación para compartir el libro de trabajo a cada uno de los destinatarios introducidos en el cuadro de texto Invitar a personas. El programa también agrega sus direcciones de correo electrónico y el estado de edición de cada destinatario (Puede editar o Puede ver) en la parte inferior del panel de tareas Compartir.

Todas las personas con las que comparta un libro de trabajo recibirán un mensaje de correo electrónico con un hipervínculo al libro de trabajo de su OneDrive. Cuando siguen este enlace, se abre una copia del libro de trabajo en una nueva página de su navegador web predeterminado utilizando la aplicación web Excel Online (si la aplicación web no es compatible con el tipo de navegador utilizado en su dispositivo, el navegador la abre con el visor web). Si ha dado al usuario permiso para editar el archivo, la aplicación web contiene un botón Editar libro de trabajo.

Cuando los usuarios hacen clic en este botón en Excel Online, tienen la opción de seleccionar una opción Editar en Excel y Editar en Excel Online en su menú desplegable. Cuando seleccionan Editar en Excel, el libro de trabajo se descarga y se abre en esta versión de Excel. Cuando seleccionan Editar en Excel Online, el navegador abre el libro de trabajo en una nueva versión de Excel Online, que contiene un botón Archivo y fichas Inicio, Insertar, Datos, Revisar y Ver Cinta con un conjunto más limitado de opciones de comando que Excel 2016 que se pueden utilizar para realizar los cambios necesarios (que se guardan automáticamente en el libro de trabajo en OneDrive).

También puede compartir un libro de trabajo previamente guardado en su OneDrive. Simplemente abra el libro de trabajo en la carpeta OneDrive donde está guardado y, a continuación, haga clic en el botón Compartir de la cinta.

En lugar de enviar invitaciones por correo electrónico a destinatarios individuales con enlaces a los libros de trabajo que desea compartir en su OneDrive, puede crear hipervínculos a ellos que luego podrá poner a disposición de todas las personas que necesiten edición en línea o acceso de revisión.

Para crear un vínculo a un libro de trabajo abierto en Excel 2016 que esté guardado en su OneDrive, haga clic en la opción Obtener un vínculo de uso compartido en la parte inferior del panel de tareas Compartir. Al hacer clic en este enlace, aparece una opción Editar enlace y un texto de enlace sólo para ver en el panel de tareas Compartir.

Para crear un enlace sólo de vista que no permita la edición en línea, simplemente haga clic en el cuadro de texto Editar enlace en el panel de tareas Compartir y Excel mostrará un hipervínculo en el cuadro de texto del botón con un botón Copiar que ahora aparece a su derecha inmediata.

Para crear un enlace de edición que permita la edición en línea en lugar de un enlace sólo de vista o además de él, haga clic en el botón Crear un enlace de edición en el panel de tareas Compartir. Excel muestra un hipervínculo en el cuadro de texto de este botón y ahora aparece un botón Copiar a su derecha inmediata.

Después de crear un enlace de visualización o de edición para su libro de trabajo en el panel de tareas Compartir, puede seleccionar el hipervínculo completo simplemente haciendo clic en el botón Copiar que aparece a la derecha de su cuadro de texto. Al hacer esto, Excel copia el largo y complejo hipervínculo al Portapapeles de Oficina (Ctrl+C). Después de copiarlo en el portapapeles, puede insertarlo en un nuevo mensaje de correo electrónico (Ctrl+V) que envía a todas las personas con las que desea compartir el libro de trabajo de Excel al que se refiere.

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