Cómo compartir datos con otros programas de Office 2019

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Office 2019 para tontos

Por Wallace Wang

Office 2019 incluye varios miembros de la banda de Microsoft, por así decirlo, y todos ellos son capaces de comunicarse entre sí. La mayoría de los usuarios están acostumbrados a cortar, copiar y pegar datos en el mismo archivo, pero Office 2019 también le ofrece la posibilidad de cortar, copiar y pegar datos entre diferentes programas, como cuando copia un gráfico de Excel y lo pega en una presentación de PowerPoint.

Uso del Portapapeles de Office para compartir datos con otros programas

Cuando corta o copia cualquier dato, Windows lo almacena en una parte especial de la memoria llamada el Portapapeles. El Portapapeles de Windows sólo puede contener un elemento a la vez, por lo que Office 2019 tiene su propio Portapapeles llamado Portapapeles de Oficina, que puede almacenar hasta 24 elementos.

Mientras que el Portapapeles de Windows funciona con cualquier programa de Windows (como Microsoft Paint o OneNote), el Portapapeles de Office funciona sólo con programas de Office 2019 (como Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook). Para almacenar datos en el Portapapeles de Office, sólo tiene que utilizar el comando Cortar o Copiar.

A continuación se presentan las dos grandes ventajas del Office Clipboard:

  • Puede almacenar hasta 24 artículos. El Portapapeles de Windows sólo puede almacenar un elemento.
  • Puede seleccionar lo que desea pegar desde el Portapapeles. El Portapapeles de Windows le permite pegar sólo el último elemento cortado o copiado.

Visualización y pegado de elementos desde el Portapapeles de Oficina

Después de utilizar el comando Cortar o Copiar al menos una vez, los datos se almacenan en el Portapapeles de Office. A continuación, puede ver el Portapapeles de Office y elegir los datos que desea pegar del Portapapeles en el archivo.

Para ver el Portapapeles de Office y pegar elementos del mismo en otro programa de Office, siga estos pasos:

  1. Mueva el cursor al lugar donde desea pegar un elemento del Portapapeles de Oficina.
  2. Haga clic en la ficha Inicio.
  3. Haga clic en el icono Mostrar cuadro de diálogo en la esquina inferior derecha del grupo Portapapeles El panel Portapapeles de oficina aparece en el lado izquierdo de la pantalla. El Portapapeles de Office también muestra un icono que muestra el programa del que proceden los datos, como Word o PowerPoint.
  4. Haga clic en el elemento que desea pegar. Office 2016 pega el elemento seleccionado en el archivo donde movió el cursor en el paso 1.
  5. Puede cerrar el Portapapeles también haciendo clic en el icono Mostrar cuadro de diálogo en la esquina inferior derecha del grupo Portapapeles El panel Portapapeles de Oficina le permite ver el contenido actual del Portapapeles de Oficina.

Si hace clic en el botón Pegar todo, puede pegar todos los elementos del Portapapeles de Office en su archivo.

Eliminación de elementos del Portapapeles de la Oficina

Puede agregar hasta 24 elementos al Portapapeles de Oficina. En el momento en que agrega un elemento 25, Office 2019 elimina el elemento más antiguo del Portapapeles de la Oficina para dejar espacio para el nuevo elemento cortado o copiado.

También puede eliminar manualmente elementos del Portapapeles de Office, siguiendo estos pasos:

  1. Haga clic en la ficha Inicio.
  2. Haga clic en el icono Mostrar cuadro de diálogo en la esquina inferior derecha del grupo Portapapeles.
  3. Mueva el puntero del ratón sobre un elemento del Portapapeles de Oficina.
  4. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo a la derecha del elemento y aparecerá un menú emergente.
  5. Haga clic en Eliminar. Office 2016 elimina el elemento seleccionado.
  6. Haga clic en el icono Cerrar (X) en la esquina superior derecha del panel Portapapeles para ocultar el Portapapeles de Oficina.

Si hace clic en el botón Borrar todo, eliminará todos los elementos actualmente almacenados en el Portapapeles de la Oficina.

Asegúrese de que realmente desea eliminar un elemento del Portapapeles de Office antes de hacerlo. Después de eliminar el elemento, no podrá recuperarlo.

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