Cómo compartir documentos de Word 2013

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Por Lois Lowe

Si las personas con las que desea compartir su trabajo también son usuarios de Office (versiones 2007 y superiores), compartir documentos de Word 2013 con ellas es fácil. Sólo dales tu archivo de datos. Puede transferir un archivo de datos a otra persona a través de una unidad USB, un disco portátil como un CD o DVD grabable o un correo electrónico.

Para compartir con personas que no tienen Office 2007 superior, puede guardar en otros formatos. Word (y las otras aplicaciones de Office) son compatibles con una gran variedad de formatos de almacenamiento, por lo que seguro que encontrará un formato que acorta la distancia entre Office y el programa que utiliza el destinatario.

Cómo enviar su documento por correo electrónico a otras personas

Una manera de distribuir tu trabajo a otros es enviárselo por correo electrónico. Su documento se lleva a cuestas en un correo electrónico como archivo adjunto. Un archivo adjunto es un archivo separado del cuerpo del correo electrónico, que viaja junto con el correo electrónico a su destino.

Algunas versiones de Office incluyen Microsoft Outlook, un correo electrónico, un calendario y un programa de administración de contactos. Si no tiene Outlook, es posible que tenga algún otro programa de correo electrónico. Cuando envía un documento por correo electrónico desde Word, Word llama su aplicación de correo electrónico predeterminada, sea cual sea. Los pasos de este paso asumen que Outlook 2013 es su aplicación de correo electrónico predeterminada; sus pasos pueden ser diferentes si utiliza una aplicación de correo electrónico diferente.

Si utiliza una aplicación de correo electrónico basada en web, como Outlook.com (la versión basada en web de Outlook), Gmail o Correo de Yahoo! Todavía puede enviar archivos de Word como archivos adjuntos de correo electrónico, pero no puede iniciar el proceso desde Word. Inicie un nuevo mensaje de correo electrónico desde la interfaz web y, a continuación, adjunte el archivo desde allí.

  1. En el documento de Word 2013, seleccione File→Share, haga clic en Correo electrónico y, a continuación, en Enviar como archivo adjunto. Se abrirá un nuevo mensaje en Outlook (o en su aplicación de correo electrónico predeterminada) con el archivo ya adjunto. El nombre del archivo también aparece en la línea Asunto.
  2. Haga clic en el cuadro Para y escriba su propia dirección de correo electrónico allí, y luego haga clic en el botón Enviar.
  3. En Outlook, seleccione Home→Send/Recibir todas las carpetas. Recibirá el archivo enviado como un nuevo mensaje en su bandeja de entrada.

Si el mensaje no aparece de inmediato, haga clic en Enviar/Recibir todas las carpetas de nuevo.

  1. Cierre Outlook y vuelva a Word.
  2. Cierre el documento (pero no Word) y guarde los cambios si se le solicita.

Cómo compartir su documento en otros formatos

Si los destinatarios previstos utilizan versiones anteriores de Office o no tienen Office en absoluto, debe guardar su trabajo en otro formato antes de transferirles el archivo. Todos los programas de Office le permiten exportar su trabajo en otros formatos, por lo que puede transferir casi cualquier dato a cualquier otra aplicación.

Cuanto más lejos se encuentre de la versión original del archivo, más funciones de formato perderá. Por ejemplo, al guardar en el formato Word 2010 se conservan la mayoría de las características, y al guardar en el formato Word 97-2003 se pierden algunas de ellas. RTF pierde aún más, y el texto plano pierde todo el formato.

  1. En Word, abra un documento y elija File→Save Como. Se abre la página Guardar como de la vista Backstage.
  2. Haga clic en la ubicación donde desea guardar el archivo (su SkyDrive o su computadora) y luego haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.
  3. En la lista desplegable Guardar como tipo, seleccione Documento de Word 97-2003 y haga clic en Guardar. Su documento se guarda en un formato compatible con versiones anteriores de Word (Word 97 a Word 2003); también se puede utilizar en Word 2007 y Word 2010.
  4. Seleccione File→Save Como y haga clic en Examinar para volver a abrir el cuadro de diálogo Guardar como.
  5. Abra la lista desplegable Guardar como tipo y seleccione Formato de texto enriquecido.
  6. Su documento se guarda en formato de texto enriquecido. Este formato es útil para intercambiar datos con alguien que tiene una marca diferente de procesador de texto, como WordPerfect.

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