Cómo compartir el trabajo en otros formatos en Office 2016

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Por Faithe Wempen

Cuando compartes una copia electrónica de tu trabajo desde Office 2016, por ejemplo, a través de un archivo adjunto de correo electrónico, hay un problema si el destinatario no tiene la misma aplicación en la que verla. Por ejemplo, si envía una presentación de PowerPoint a un amigo que no tiene PowerPoint, es posible que no pueda abrirla.

Hay dos formas básicas de resolver los problemas de incompatibilidad: El destinatario adquiere una aplicación que puede ver los archivos o el remitente (es decir, usted) puede guardar el archivo en un formato que el destinatario ya puede ver.

Si va a abordar el problema desde el lado del destinatario, la forma más fácil es hacer que el destinatario utilice la aplicación gratuita basada en la web de PowerPoint, que se encuentra en línea. (Se requiere una cuenta de Microsoft, que es gratuita.) Las versiones de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote basadas en la Web están disponibles. No son tan completos como los originales, pero funcionan bien para ver y hacer ediciones sencillas.

Si va a utilizar la solución desde el lado del remitente, primero averigüe qué formatos de archivo o aplicaciones utiliza el destinatario y, a continuación, determine el formato de archivo correspondiente en el que se guardará su aplicación. Los formatos de fichero disponibles para su aplicación se encuentran en la ventana de diálogo Guardar como, en la que puede seleccionar un tipo de fichero diferente.

Para los archivos de texto, Rich Text Format (.rtf) es una gran opción. Es un formato casi universal que casi cualquier programa de procesamiento de texto puede abrir, y los usuarios de Word suelen guardar en ese formato cuando quieren intercambiar documentos con alguien que utiliza un programa de procesamiento de texto muy antiguo u oscuro que no admite archivos de Word. La figura muestra RTF seleccionado como formato de fichero en Microsoft Word.

Puede elegir un archivo de formato de texto enriquecido del campo Guardar como: en Word 2016

. El cambio a un formato de archivo diferente puede provocar la pérdida de algún formato. Algunas funciones de las aplicaciones de Office 2016 sólo funcionan cuando los documentos se guardan en el formato nativo de la aplicación, como los campos de relleno, las macros, ciertos tipos de ilustraciones editables y los temas de formato. Es por eso que la mayoría de la gente no guarda en otros formatos a menos que sea necesario.

Si el destinatario no necesita editar el documento, lo mejor que puede hacer es guardarlo en un formato especial diseñado para compartir páginas de sólo lectura: un lenguaje de descripción de páginas. De esta manera, el destinatario ve la página exactamente como usted la desea, sin tener que buscar y descargar un visor separado para ese tipo de archivo específico.

Office 2016 admite dos idiomas principales para la descripción de páginas:

  • PDF: Un formato creado por Adobe, ampliamente utilizado en Internet para la distribución de documentos. No viene con Windows, pero un lector para este formato – Adobe Reader – se puede descargar gratuitamente. Sí, el destinatario todavía tiene que descargar Reader, pero es sólo un programa, y funcionará para el contenido de todas las aplicaciones de Office, además de muchos otros documentos.
  • XPS: Un formato creado por Microsoft, soportado de forma nativa en Windows Vista y superior. Cualquiera que tenga Windows Vista o posterior ya tiene este visor disponible.

Puede guardar en formato PDF o XPS directamente desde una aplicación. Siga estos pasos:

  1. Seleccione File→Save Como y, a continuación, busque la ubicación de almacenamiento deseada.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, seleccione Documento PDF o XPS. En lugar de seguir los pasos 1-2, puede elegir File→Export→Create PDF/XPS Document→Create PDF/XPS.
  3. (Opcional) Cambie el nombre del archivo si lo desea. De forma predeterminada, es el mismo nombre que el archivo de datos con el que está trabajando.
  4. Para los documentos que también pueden imprimirse en papel, elija Estándar (el predeterminado) y para los documentos que sólo se compartirán en línea, elija Tamaño mínimo.
  5. Haga clic en Guardar. El archivo guardado se abre en su programa nativo, que es Adobe Reader (formato PDF) o XPS Viewer o Internet Explorer (formato XPS).

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