Cómo compartir hojas de trabajo en Excel 2013

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Excel 2013 para tontos

Por Greg Harvey

Excel 2013 facilita el compartir sus hojas de cálculo con clientes y compañeros de trabajo de confianza. Puede utilizar las opciones de la pantalla Compartir en la vista Entre bastidores para enviar por correo electrónico las hojas de trabajo o enviarlas por mensaje instantáneo a otras personas que tengan acceso a Excel. Si tienes instalado el software de reuniones en línea Lync de Microsoft en tu dispositivo, puedes presentar la hoja de trabajo a los demás asistentes como parte de una reunión de Lync.

Y si guarda los archivos de su libro de trabajo en la nube en su Windows Live SkyDrive, puede compartir fácilmente las hojas de trabajo invitando a los compañeros de trabajo y clientes a abrirlas en Excel en sus propios dispositivos o, si no tienen Excel, en su navegador web con la aplicación web Excel.

Cómo compartir cuadernos de ejercicios a través de SkyDrive

Para compartir los libros de trabajo de Excel que has guardado en tu SkyDrive, sigue estos pasos:

  1. Abra el archivo del libro de trabajo que desea compartir y, a continuación, seleccione File→Share (Alt+FH). Excel abre la pantalla Compartir con la opción Invitar a personas seleccionada.
  2. Haga clic en el cuadro de texto Escriba nombres o direcciones de correo electrónico y, a continuación, comience a escribir la dirección de correo electrónico de la primera persona con la que desee compartir el libro de trabajo. Para encontrar direcciones de correo electrónico en su lista de direcciones y agregarlas a este cuadro de texto, haga clic en el botón Buscar en la libreta de direcciones en busca de contactos. Para compartir el libro de trabajo con varias personas, escriba un punto y coma (;) después de cada dirección de correo electrónico.
  3. (Opcional) Haga clic en el botón desplegable Can Edit y seleccione la opción Can View en el menú para evitar que las personas a las que invite realicen cambios en el libro de trabajo que está compartiendo Por defecto, Excel 2013 permite a las personas con las que comparte sus libros de trabajo realizar cambios en el libro de trabajo que se guardan automáticamente en su SkyDrive. Si desea restringir a los destinatarios a revisar los datos sin poder realizar cambios, asegúrese de sustituir la opción Editar por Vista de lata antes de compartir el libro de trabajo.
  4. (Opcional) Haga clic en el cuadro de texto Incluir un mensaje personal con la invitación y escriba cualquier mensaje personal que desee incorporar como parte del correo electrónico con la invitación genérica para compartir el archivo.
  5. (Opcional) Seleccione la casilla Requerir que el usuario inicie sesión antes de acceder al documento si desea que las personas con las que comparte el libro de trabajo tengan que iniciar sesión en una cuenta de Windows Live antes de que puedan abrir el libro de trabajo No seleccione esta casilla a menos que esté proporcionando su información de inicio de sesión a los destinatarios de la invitación por correo electrónico y no proporcione esta información de inicio de sesión a nadie en quien no confíe completamente.
  6. En cuanto haga clic en el botón Compartir, Excel enviará por correo electrónico la invitación para compartir el libro de trabajo a cada uno de los destinatarios introducidos en el cuadro de texto Nombres o direcciones de correo electrónico. El programa también agrega sus direcciones de correo electrónico y el estado de edición de cada destinatario en la sección Compartir con en la parte inferior de la pantalla Compartir.

Todas las personas con las que compartas un libro de trabajo recibirán un mensaje de correo electrónico con un hipervínculo al libro de trabajo de tu SkyDrive. Cuando siguen este enlace, se abre una copia del libro de trabajo en una nueva página de su navegador web predeterminado utilizando la aplicación web de Excel.

Cómo obtener un enlace para compartir

En lugar de enviar invitaciones por correo electrónico a destinatarios individuales con enlaces a los libros de trabajo que desea compartir en su SkyDrive, puede crear hipervínculos a ellos que luego podrá poner a disposición de todas las personas que necesiten edición en línea o acceso de revisión.

Para crear un enlace a un libro de trabajo abierto en Excel 2013 que esté guardado en su SkyDrive, seleccione la opción Obtener un enlace para compartir en la pantalla Compartir en la vista Backstage (Alt+FHL).

Para crear un enlace sólo de visualización que no permita la edición, haga clic en el botón Crear enlace a la derecha de la opción Ver enlace que aparece en la pantalla Compartir bajo el encabezado Obtener un enlace para compartir. Para crear un enlace de edición que permita la edición en línea en lugar de un enlace sólo de vista, haga clic en el botón Crear enlace a la derecha de la opción Editar enlace en su lugar.

Excel muestra el largo y complejo hipervínculo para compartir su libro de trabajo bajo el encabezado Ver enlace o Editar enlace. El programa también muestra una lista de cualquiera de las personas con las que ya ha compartido el libro de trabajo, lo que indica que cualquier persona con un enlace de visualización puede ver el libro de trabajo o con un enlace de edición puede editarlo bajo un encabezado de Enlaces Compartidos.

Cómo publicar enlaces a redes sociales

En Excel 2013, ahora puede publicar un enlace de visualización a cualquier libro de trabajo guardado en su SkyDrive cuyos datos desee compartir con sus amigos y seguidores en cualquiera de las redes sociales.

Para ello, abra el libro de trabajo guardado en su SkyDrive que desea compartir. A continuación, seleccione la opción Publicar en redes sociales en la pantalla Compartir (Atl+FHN). Excel muestra los nombres precedidos de casillas de verificación para cada una de las redes sociales de las que eres miembro bajo el título Publicar en redes sociales en el lado derecho de la pantalla Compartir.

A continuación, seleccione la casilla de verificación de cada red social en la que desee publicar un enlace a su libro de trabajo en su página para sus amigos y seguidores. Si desea agregar un mensaje sobre la hoja de trabajo que está compartiendo, introdúzcalo a continuación en el cuadro de texto Incluir un mensaje personal con la invitación. A continuación, haga clic en el botón Publicar.

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