Cómo compartir recursos en el proyecto 2013

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Proyecto 2013 Para los Explicado

Por Cynthia Snyder Stackpole

Cuando una organización se involucra en proyectos de naturaleza similar al mismo tiempo, la utilización de un pool de recursos centralizado puede ahorrarles tiempo porque no tienen que crear recursos que ya existen. El seguimiento de los recursos a través de los proyectos también puede ser útil.

Muchas organizaciones gestionan muchos proyectos al mismo tiempo. A veces, un proyecto es el único proyecto de su tipo en una empresa, como la organización de una mudanza de oficinas. Otros, como un proyecto de diseño de un edificio en un estudio de arquitectura, se llevan a cabo simultáneamente con otros proyectos similares y utilizan muchos de los mismos recursos, como arquitectos y dibujantes.

Puede utilizar otra función de ahorro de tiempo de Proyecto 2013 para extraer recursos existentes de una libreta de direcciones de la empresa o de su propia libreta de direcciones de Outlook.

Descremar de los pools de recursos

Si utiliza el Proyecto 2013 en toda su empresa, puede tener un fondo de recursos, un depósito centralizado de recursos comunes que permite a los gestores de proyectos asignar esos recursos a sus diversos proyectos. Al utilizar un pool de recursos, puede tener una idea más realista de lo ocupados que están los recursos en todos los proyectos en cualquier momento.

No confunda los pools de recursos con los recursos de la empresa, que requieren que configure Project Professional, Project Server y Microsoft Office Project web App. Un pool de recursos es simplemente un archivo de proyecto que contiene sólo una lista de recursos en la vista Hoja de recursos y se guarda en una unidad de red compartida para su grupo de trabajo o en el servidor de su empresa.

Cualquiera que tenga acceso al archivo del pool de recursos puede asignar los recursos que contiene a los proyectos. Un pool de recursos ahorra a todo el mundo la molestia de tener que crear repetidamente estos recursos en sus proyectos individuales.

Si combina proyectos separados en un proyecto maestro en cualquier momento, el Proyecto 2013 le permite tener recursos duplicados. Si enlaza los proyectos combinados y luego borra un recurso duplicado en el proyecto maestro, también se borra en el subproyecto.

Una mejor práctica es hacer que todos los proyectos separados compartan recursos de un pool de recursos para que no existan recursos duplicados al crear el archivo de proyecto maestro.

Importar recursos desde Outlook

Project le permite ahorrarse el tiempo invertido en la introducción de información de recursos, ya que le permite extraer recursos de Outlook.

Para extraer recursos de Outlook, debe especificarlo como su programa de correo electrónico predeterminado: Abra Outlook y, cuando se le pregunte si desea que sea su programa predeterminado, diga que sí.

Al insertar uno o más recursos de Outlook en el proyecto, se añaden a la lista de proyectos, utilizando el nombre del recurso y la dirección de correo electrónico tal y como existen en la Libreta de direcciones de Outlook. También se asignan previamente la inicial de la primera letra y el tipo de trabajo por defecto. A continuación, puede añadir al recurso los detalles que desee.

Para insertar recursos de la Libreta de direcciones de Outlook, muestre la vista Hoja de recursos y siga estos pasos:

  1. Seleccione Resource→Add Resources→Address Libro.Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar recursos.
  2. Haga clic en el nombre de un recurso en la lista Nombre.
  3. Haga clic en Agregar para colocar el nombre seleccionado en la lista de Recursos.
  4. Repita los pasos 2 y 3 para añadir al proyecto todos los nombres de los recursos que desee importar.
  5. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar.

Los nombres aparecen ahora en la lista de recursos del proyecto, listos para que usted los asigne a las tareas.

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