Cómo compartir sus documentos en SharePoint

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Por Ken Withee

Las aplicaciones de SharePoint basadas en bibliotecas le permiten almacenar y compartir archivos de forma segura, y también añaden funciones que le ayudan a gestionar cosas como el flujo de trabajo de documentos (los procesos que permiten a los usuarios editar, comentar y aprobar documentos) y los historiales de versiones (qué pasó con un archivo y quién hizo qué).

Aunque los archivos compartidos le ofrecen una ruta a través de las carpetas de su documento, las aplicaciones de la biblioteca de SharePoint le ofrecen otras rutas para exponer el contenido. Puede acceder a los documentos directamente a través del navegador, visualizarlos en Web Parts y ordenarlos y filtrarlos con sus metadatos y tipos de contenido. Y con las aplicaciones de biblioteca, puede exponer los archivos por su título, no sólo por su nombre de archivo.

Las aplicaciones de biblioteca también le ofrecen múltiples opciones sobre la forma en que los documentos entran en ellas. Puede guardar un documento en una aplicación de biblioteca utilizando un cliente de Microsoft Office como Word o Excel, o puede enviar documentos por correo electrónico a aplicaciones de biblioteca o arrastrar y soltar desde el Explorador de Windows. Y puedes crear documentos directamente en la aplicación.

No importa cómo coloque sus documentos en las aplicaciones de biblioteca de SharePoint, simplemente llévelos allí: es mucho más fácil compartir documentos con sus compañeros de trabajo en una aplicación que utilizar archivos compartidos o archivos adjuntos de correo electrónico.

Las aplicaciones de SharePoint pueden ser confusas. Una aplicación basada en una lista está diseñada para almacenar datos en columnas. Una aplicación basada en una biblioteca está diseñada para almacenar documentos y datos sobre esos documentos en columnas. SharePoint 2013 trata de simplificar toda la discusión de la lista y la biblioteca y simplemente llama a todo una aplicación.

Cuando creas la aplicación, le das un nombre y eliges una plantilla de aplicación. A partir de ese momento, sólo tienes que llamar a tu aplicación por su nombre. Por ejemplo, puede crear la aplicación de tono de ventas. La aplicación está diseñada para contener documentos de ventas. Como la aplicación contiene documentos, utiliza la plantilla de la aplicación Biblioteca de documentos.

Si usted es un usuario experimentado de SharePoint, esta nueva aplicación puede llevarle un tiempo para que la entienda. Pero cuando te das cuenta de que la mayoría de los usuarios no piensan en términos de listas y bibliotecas, y en su lugar piensan en lo que hace una lista o biblioteca, realmente es mucho más fácil llamar a todo una aplicación.

Una aplicación también puede ser construida desde cero por un desarrollador web como una aplicación independiente, por lo que una aplicación de este tipo no está basada en una lista o una biblioteca.

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