Cómo compilar registros de transacciones de fideicomiso

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Por Margaret Atkins Munro, Kathryn A. Murphy

Después de crear un inventario inicial, puede comenzar a rastrear la actividad en la cuenta de fideicomiso. Al igual que mantener un saldo corriente en su propia chequera, el seguimiento de esta información básica le ayuda de muchas maneras. Con él, usted puede determinar cuánto dinero está disponible para distribuir a los beneficiarios de ingresos, mientras que al mismo tiempo hace un seguimiento de la situación fiscal actual del fideicomiso.

Al registrar todas las transacciones, obtendrá una idea de cuánto debe cobrar por los honorarios de su fideicomisario. Por lo tanto, cada vez que compre o venda un valor, reciba pagos de intereses o dividendos, o realice cualquier pago (impuestos, comisiones o pagos a beneficiarios), deberá registrar esa transacción. Si hay actividad en las cuentas de fideicomiso, debe capturarla.

Si se le escapa algo en el camino, ¡cuidado! Cuando llegue el momento de crear su cuenta anual, la falta de transacciones significará que su cuenta no tendrá saldo.

Conocer la diferencia entre ingresos y capital

A medida que realiza el seguimiento de estas transacciones, necesita entender la diferencia entre los ingresos y el capital. A diferencia de sus cuentas personales, en las que probablemente agrupa todos sus fondos y luego paga sus cuentas con dinero en efectivo, los fideicomisos diferencian entre el capital, o los activos del fideicomiso, y income¸ o el dinero ganado por los activos.

Distinguir entre ingresos y capital a veces puede ser confuso porque ciertos tipos de ingresos se consideran en realidad capital (como las ganancias de capital), y otros permanecen segregados en el lado de los ingresos de la cuenta.

Sin embargo, el simple hecho de llevar un registro aproximado no es suficiente cuando se administra un fideicomiso. La precisión es la clave del éxito, tanto para la administración como para el cumplimiento de las obligaciones fiscales, y no más que cuando se hace un seguimiento de la información básica. (La base es el costo de transporte en cualquier pieza de la propiedad. Puede ser el precio que usted pagó por la propiedad, el valor del impuesto al patrimonio si se recibe de un patrimonio, o cualquier combinación.)

Usted tiene que saber cuál es el costo del fideicomiso en un activo antes de que pueda tomar una decisión informada sobre qué hacer con él; si decide venderlo, necesita saber la base, hasta el último dólar, para poder calcular correctamente la ganancia o pérdida de capital.

A pesar de que se exigió a las agencias de corretaje que comenzaran a reportar información sobre la base de costos al IRS en 2011, eso sólo se relaciona con los valores negociados públicamente adquiridos después del 31 de diciembre de 2010; para los fondos mutuos, esa fecha es el 31 de diciembre de 2011. No confíe en que los corredores de bolsa o las compañías de fondos mutuos hagan un seguimiento de sus costos en valores que poseía antes de esas fechas.

Típicamente, están satisfechos con los costos aproximados de los valores no cubiertos (adquiridos antes de las fechas mágicas del 31 de diciembre de 2010 o 2011), por lo que hacen cosas como fusionar lotes de impuestos o no asignan las bases a nuevas compañías derivadas de una corporación matriz. ¿Por qué es importante? Cada vez que compra un valor, crea un lote fiscal; cada vez que vende, puede elegir qué lotes está vendiendo.

Al designar qué acciones se venden, usted puede generar una ganancia o pérdida de capital mayor o menor, dependiendo de lo que sea más ventajoso para el fideicomiso. Llevar un registro de cada lote específico de impuestos le permite mantener todas sus opciones abiertas.

Incluso si su corredor le proporciona un programa informativo para sus ventas de valores no cubiertos con su versión de ganancias y pérdidas, usted no está obligado a utilizarlo, siempre y cuando tenga la documentación de respaldo necesaria para respaldar la suya.

Sin embargo, en el caso de los valores cubiertos, es posible que desee prestar más atención a lo largo del año para asegurarse de que los registros sean correctos. Ahora que el IRS va a igualar los costos de adquisición así como los ingresos de las ventas, es mucho más probable que usted reciba una notificación de ellos si usted reporta números diferentes a los de su corredor.

Presentar declaraciones de impuestos sobre la renta del patrimonio anualmente

Un fideicomiso es una entidad sujeta a impuestos, y cualquier ingreso que gane debe ser reportado anualmente, ya sea en el Formulario 1040 del otorgante, en el caso de un fideicomiso revocable, o en el Formulario 1041, Declaración de Impuestos sobre la Renta de EE.UU. para Sucesiones y Fideicomisos. Casi todos los fideicomisos están obligados a presentar una declaración de impuestos, utilizando un año calendario (que termina el 31 de diciembre), y la declaración de impuestos debe presentarse el 15 de abril del año siguiente.

Si no puede completar y presentar la declaración antes de la fecha límite de presentación, puede presentar el Formulario 7004, Solicitud de Extensión Automática de 6 Meses para Presentar Ciertas Declaraciones de Impuestos, Información y Otras Declaraciones en su lugar. Recuerde, cualquier impuesto adeudado por el año anterior debe ser pagado antes del 15 de abril; la extensión de tiempo para presentar no es una extensión de tiempo para pagar.

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