Cómo condensar su archivo de datos de QuickBooks 2012

El comando QuickBooks 2012 Condense crea una copia permanente ,llamada copia de archivo, del archivo de datos de QuickBooks. Una copia de archivo del archivo de la empresa equivale a una instantánea del archivo de la empresa tal y como existe en un momento determinado.

Si alguien más tarde tiene una pregunta – quizás su contador, o un auditor federal o estatal – puede usar la copia de archivo del archivo de datos para mostrar cómo se veía el archivo de la compañía en un momento determinado.

Después de entender de qué se trata el archivado, es bastante sencillo. Para condensar el archivo de la compañía QuickBooks, siga estos pasos:

  • Seleccione el comando Datos de File→Utilities→Condense QuickBooks muestra la primera caja de diálogo de Datos condensados, como se muestra en la siguiente ilustración.
  • Seleccione el botón de opción Transacciones antes de una fecha específica Esta opción le indica a QuickBooks que desea hacer dos cosas: Cree una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks y reduzca el tamaño del archivo de la empresa de trabajo para que no sea tan grande. QuickBooks reduce el tamaño de la versión funcional del archivo de datos de la empresa eliminando las transacciones antiguas y cerradas si usted elige en el Paso 3 eliminar las transacciones.
  • Para especificar la fecha antes de la cual se deben eliminar las transacciones cerradas, introduzca la fecha en el cuadro de fecha proporcionado. Si desea condensar el archivo eliminando transacciones en o antes del 31 de diciembre de 2009, por ejemplo, introduzca el 31 de diciembre de 2009 en el cuadro de fecha, sin embargo, tenga en cuenta que no es necesario que se sienta obligado a eliminar un montón de transacciones cerradas. Usted elimina las transacciones cerradas sólo si el archivo de la compañía QuickBooks se está haciendo demasiado grande. Usted puede trabajar fácilmente con un archivo de la compañía QuickBooks de 25, 50 o incluso 100MB (megabytes) de tamaño y hacer clic en Siguiente cuando termine de especificar las transacciones que QuickBooks debe eliminar. QuickBooks muestra la segunda caja de diálogo Datos condensados, como se muestra en la siguiente ilustración.
  • Utilice el segundo cuadro de diálogo Condense Data para indicar cómo QuickBooks debe resumir las transacciones que eliminará. Puede hacer que QuickBooks resuma las transacciones con un solo asiento de diario o con un asiento de diario mensual – una elección que usted hace haciendo el botón de opción apropiado O puede seleccionar el botón de opción No crear un resumen para indicar que no desea que QuickBooks cree un asiento de diario de resumen para reemplazar las transacciones que elimina. Haga clic en Siguiente cuando termine. QuickBooks muestra la tercera ventana de diálogo Datos condensados (no se muestra), que pregunta cómo se deben condensar las transacciones de inventario.
  • Si su archivo QuickBooks incluye transacciones de inventario, QuickBooks recomienda que elimine las transacciones de inventario antiguas. Cuando QuickBooks muestra el tercer cuadro de diálogo Datos condensados, puede indicarle a QuickBooks que lo haga seleccionando el botón de opción Eliminar transacciones de inventario. Haga clic en Siguiente para continuar con el cuarto cuadro de diálogo Datos condensados (no se muestra), en el que se pregunta qué transacciones se deben considerar cerradas.
  • Cuando hace clic en Siguiente para pasar por el cuadro de diálogo Datos condensados que pregunta sobre las transacciones de inventario, QuickBooks le pide un poco más de información sobre lo que constituye exactamente una transacción “cerrada” o “antigua” que debe ser eliminada. A continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la quinta ventana de diálogo Datos condensados.
  • Utilice el cuarto cuadro de diálogo Datos condensados para indicar a QuickBooks que también debe limpiar algunas de las listas. Puede seleccionar casillas de verificación en el cuadro de diálogo Datos condensados. Al limpiar la lista mediante la eliminación de elementos de lista no utilizados, no sólo se reduce el tamaño del archivo de la empresa, sino que también se facilita el trabajo de las personas con la lista.
  • QuickBooks muestra la quinta página del cuadro de diálogo Datos condensados, como se muestra en la siguiente ilustración.
  • Después de describir cómo desea que QuickBooks archive y condense el archivo de la empresa, QuickBooks muestra la quinta ventana de diálogo Datos condensados. Esta ventana de diálogo le pide que confirme su decisión de archivar y condensar el fichero de datos. Utilice esta ventana de diálogo para confirmar que desea archivar y condensar los datos.
  • QuickBooks inicia el proceso de condensación del archivo de datos.
  • Al principio del proceso de condensación, QuickBooks le pide que haga una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks. Después de hacer una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks, QuickBooks guarda una copia de seguridad del archivo de la compañía y luego limpia la versión de trabajo del archivo de la compañía usando sus instrucciones. Una vez más, como se indicó en los pasos anteriores, el proceso de limpieza puede tomar sólo unos minutos o varias horas si su archivo es muy grande.
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