Cómo condensar su archivo de datos de QuickBooks 2013

El comando QuickBooks 2013 Condense crea una copia permanente, llamada copia de archivo, del archivo de datos de QuickBooks. Una copia de archivo del archivo de la empresa equivale a una instantánea del archivo de la empresa tal y como existe en un momento determinado.

Si alguien más tarde tiene una pregunta – quizás su contador, o un auditor federal o estatal – puede usar la copia de archivo del archivo de datos para mostrar cómo se veía el archivo de la compañía en un momento en particular.

Después de entender de qué se trata el archivado, es bastante sencillo. Para condensar el archivo de la compañía QuickBooks, siga estos pasos:

  • Seleccione el comando Datos de File→Utilities→Condense QuickBooks muestra la primera caja de diálogo de Datos condensados, como se muestra en la siguiente ilustración.
  • Esta opción le indica a QuickBooks que usted desea hacer dos cosas: crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks, y reducir el tamaño del archivo de la compañía de trabajo para que no sea tan grande. QuickBooks reduce el tamaño de la versión funcional del archivo de datos de la empresa eliminando las transacciones antiguas y cerradas si usted elige en el Paso 3 eliminar las transacciones.
  • Para especificar la fecha antes de la cual se deben eliminar las transacciones cerradas, introduzca la fecha en el cuadro de fecha proporcionado. Si desea condensar el archivo eliminando transacciones en o antes del 31 de diciembre de 2010, por ejemplo, introduzca 1/1/2011 en el cuadro de fecha, pero tenga en cuenta que no es necesario que se sienta obligado a eliminar un montón de transacciones cerradas. Usted elimina las transacciones cerradas sólo si el archivo de la compañía QuickBooks se está haciendo demasiado grande. Usted puede trabajar fácilmente con un archivo de la compañía QuickBooks de 25MB, 50MB, o incluso 100MB (megabytes). QuickBooks muestra la segunda caja de diálogo Datos condensados, como se muestra en la siguiente ilustración.
  • Si su archivo QuickBooks incluye transacciones de inventario, QuickBooks recomienda que elimine las transacciones de inventario antiguas. Cuando QuickBooks muestra la segunda caja de diálogo de Datos condensados, usted puede decirle a QuickBooks que haga precisamente esto seleccionando el botón de opción Eliminar transacciones de inventario. (Si no desea eliminar las transacciones antiguas, seleccione el botón Mantener todas las transacciones de inventario). Haga clic en Siguiente para continuar con el tercer cuadro de diálogo Datos condensados (no se muestra), en el que se pregunta qué transacciones se deben considerar cerradas.
  • Al hacer clic en Siguiente, QuickBooks solicita un poco más de información sobre lo que constituye exactamente una transacción cerrada o antigua que debe ser eliminada. Seleccione las casillas de verificación para indicar si las transacciones anteriores a la fecha de eliminación deben eliminarse aunque no estén desmarcadas, marcadas Para imprimir, marcadas como Para enviar, etc. A continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la cuarta ventana de diálogo Datos condensados.
  • Utilice el cuarto cuadro de diálogo Datos condensados para indicar a QuickBooks que también debe limpiar algunas de las listas. Al limpiar la lista mediante la eliminación de elementos no utilizados, no sólo se reduce el tamaño del archivo de la empresa, sino que también se facilita el trabajo de los usuarios con la lista.
  • QuickBooks muestra la quinta página del cuadro de diálogo Datos condensados, como se muestra en la siguiente ilustración.
  • Después de describir cómo desea que QuickBooks archive y condense el archivo de la empresa, QuickBooks muestra la quinta ventana de diálogo Datos condensados. Esta ventana de diálogo le pide que confirme su decisión de archivar y condensar el fichero de datos. Utilice esta ventana de diálogo para confirmar que desea archivar y condensar los datos.
  • QuickBooks inicia el proceso de condensación del archivo de datos.
  • Haga una copia de seguridad del archivo de datos cuando se le solicite.Al principio del proceso de condensación, QuickBooks le pide que haga una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks. Después de hacer una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks, QuickBooks guarda una copia de seguridad del archivo de la compañía y luego limpia la versión de trabajo del archivo de la compañía usando sus instrucciones. Una vez más, como se indicó en los pasos anteriores, el proceso de limpieza puede tomar sólo unos minutos o varias horas si su archivo es muy grande.
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