Cómo condensar su archivo de datos de QuickBooks 2014

El comando QuickBooks Condense crea una copia permanente del archivo de datos de QuickBooks. (Esta copia se denomina copia de archivo del archivo.) Una copia de archivo del archivo de la empresa equivale a una instantánea del archivo de la empresa tal y como existe en un momento determinado.

Si alguien más tarde tiene una pregunta – quizás su contador, o un auditor federal o estatal – puede usar la copia de archivo del archivo de datos para mostrar cómo se veía el archivo de la compañía en un momento en particular.

Después de entender de qué se trata el archivo, el proceso es bastante sencillo. Para condensar el archivo de la compañía QuickBooks, siga estos pasos:

1Seleccione el comando Datos de File→Utilities→Condense

QuickBooks muestra la primera ventana de diálogo Datos condensados.

2Seleccione el botón de opción Operaciones antes de una fecha específica.

Esta opción le dice a QuickBooks que usted quiere hacer dos cosas: crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks, y hacer más delgado el archivo de la compañía para que no sea tan grande. QuickBooks reduce el tamaño de la versión funcional del archivo de datos de la empresa eliminando las transacciones antiguas y cerradas si usted elige en el Paso 3 eliminar las transacciones.

3Especifique la fecha de eliminación de transacciones anteriores.

Para especificar la fecha antes de la cual se deben eliminar las transacciones cerradas, introduzca la fecha en el cuadro de fecha. Si desea condensar el archivo eliminando transacciones en o antes del 31 de diciembre de 2010, por ejemplo, introduzca 1/1/2011 en el cuadro de fecha.

Tenga en cuenta, sin embargo, que no es necesario que se sienta compulsivo a la hora de eliminar un montón de transacciones cerradas. Usted elimina las transacciones cerradas sólo si el archivo de la compañía QuickBooks se está haciendo demasiado grande. Usted puede trabajar fácilmente con un archivo de la compañía QuickBooks de 25MB, 50MB, o incluso 100MB (megabytes).

Aunque normalmente se condensa un archivo de QuickBooks eliminando transacciones antiguas y cerradas, el comando Condense también crea archivos sin transacciones. Para crear un archivo que contenga listas y preferencias pero no transacciones, haga clic en el botón de selección Todas las transacciones. Por cierto, puede utilizar la opción Todas las transacciones para crear un archivo casi vacío que pueda reutilizar (por ejemplo, para la formación).

4Haga clic en Siguiente cuando termine de especificar las transacciones que QuickBooks debe eliminar.

QuickBooks muestra la segunda ventana de diálogo Datos condensados.

5Especifique cómo deben condensarse las transacciones de inventario y haga clic en Siguiente.

Si su archivo QuickBooks incluye transacciones de inventario, QuickBooks recomienda que elimine las transacciones de inventario antiguas. Cuando QuickBooks muestra la segunda caja de diálogo Datos condensados, usted puede decirle a QuickBooks que haga esto seleccionando el botón de opción Resumir transacciones de inventario. (Si no desea eliminar las transacciones antiguas, seleccione el botón Mantener detalles de las transacciones de inventario).

Al hacer clic en Siguiente, se continúa con el tercer cuadro de diálogo Datos condensados (no se muestra), en el que se pregunta qué transacciones se deben considerar cerradas.

6Especifique qué transacciones deben eliminarse y haga clic en Siguiente.

QuickBooks solicita un poco más de información sobre lo que constituye exactamente una transacción cerrada o antigua que debe ser eliminada. Seleccione las casillas de verificación para indicar si las transacciones anteriores a la fecha de eliminación deben eliminarse aunque no estén desmarcadas, marcadas Para imprimir, marcadas como Para enviar, etc.

Al hacer clic en Siguiente, se pasa a la cuarta ventana de diálogo Datos condensados.

7Especifique cualquier limpieza de lista que deba realizarse y haga clic en Siguiente.

Utilice el cuarto cuadro de diálogo Datos condensados para indicar a QuickBooks que, además de eliminar las transacciones cerradas antiguas, debería limpiar algunas de las listas. Puede seleccionar las casillas de verificación en el cuadro de diálogo Condensación de datos que le indican a QuickBooks que elimine las cuentas no utilizadas, los clientes no utilizados, los proveedores no utilizados, etc.

Al limpiar su lista mediante la eliminación de elementos de la lista no utilizados, no sólo reduce el tamaño del archivo de la empresa, sino que también facilita el trabajo de las personas con la lista.

Al hacer clic en Siguiente, QuickBooks muestra la quinta página del cuadro de diálogo Datos condensados.

8Confirme su operación de condensación y archivo.

Después de describir cómo desea que QuickBooks archive y condense el fichero de la empresa, QuickBooks muestra la quinta ventana de diálogo Datos condensados. El cuadro de diálogo le indica que el proceso de archivo comienza con QuickBooks haciendo una copia del archivo de datos y que la operación de condensación puede tardar varios minutos o incluso varias horas en completarse.

9Haga clic en Iniciar condensación.

QuickBooks comienza el proceso de condensación del archivo de datos.

10Haga una copia de seguridad del archivo de datos cuando se le pida.

Al principio del proceso de condensación, QuickBooks le pide que haga una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks. La copia de seguridad del archivo de la empresa QuickBooks como parte de una operación de condensación funciona de la misma manera que la copia de seguridad del archivo de la empresa QuickBooks en cualquier otro momento.

Después de hacer una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks, QuickBooks guarda una copia de archivo del archivo de la compañía y luego limpia la versión funcional del archivo de la compañía usando sus instrucciones. Una vez más, como se indicó en los pasos anteriores, el proceso de limpieza puede tomar sólo unos minutos, o puede tomar varias horas si su archivo es muy grande.

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