Cómo configurar a los empleados para que usen las hojas de horas en QuickBooks Online Plus

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Por Elaine Marmel

Si utiliza QuickBooks Online Plus, puede configurar usuarios de rastreo de tiempo que pueden iniciar sesión con privilegios limitados que les permiten completar hojas de horas (y no hacer nada más).

Para añadir un usuario de seguimiento de tiempo, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el botón Equipo en la parte superior de la página Panel y, en el menú que aparece, haga clic en Gestionar usuarios en la columna Su empresa.
  2. Haga clic en el botón Nuevo y, en la ventana que aparece, haga clic en Sólo seguimiento temporal.
  3. Haga clic en Siguiente y seleccione el empleado (o proveedor) que desea completar las hojas de horas.
  4. Proporcione la dirección de correo electrónico del empleado (o del proveedor).
  5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

QBO envía al usuario un correo electrónico que contiene un enlace en el que hace clic para completar el proceso de configuración de Time Tracking Only. Si el usuario ya tiene un nombre de usuario y una contraseña de inicio de sesión QBO, puede utilizarlos. De lo contrario, deberá crear un nombre de inicio de sesión y una contraseña.

Una vez que el usuario ha iniciado sesión, aparece la pantalla Hoja del horario de trabajo de actividad única; si el empleado prefiere utilizar la pantalla Hoja del horario de trabajo semanal, puede hacer clic en la ficha situada en la parte superior de la pantalla. Debido a que muchos empleadores no pagan a sus empleados con base en las horas reportadas en las hojas de horas, estos empleadores usan las hojas de horas para facturar a los clientes por el tiempo que dedican a los proyectos de sus clientes.

Usted puede ver las horas ingresadas en las hojas de horas por los empleados de seguimiento de tiempo. Antes de iniciar el cálculo de nómina, haga clic en el botón Crear (+) en la parte superior de QBO, seleccione Hoja de horas semanal y, a continuación, seleccione el empleado. Si lo prefiere, puede imprimir la información: Ejecute un informe Actividad de tiempo por empleado (haga clic en el enlace Informes de la barra de navegación y, a continuación, busque “Actividades de tiempo por detalle de empleado”). A continuación, personalice el report para visualizar los tiempos de cálculo de nómina.

Y no olvide que, si el tiempo de seguimiento es importante para su negocio, puede suscribirse a TSheets Time Tracking, la aplicación complementaria que se integra con QBO y permite el seguimiento del tiempo desde cualquier dispositivo móvil.

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