Cómo configurar empleados en QuickBooks Proceso de nómina mejorado

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Por Stephen L. Nelson

Después de configurar la información de su empresa para el cálculo de nómina en QuickBooks, estará listo para configurar a los empleados para el cálculo de nómina. Como parte del proceso de configuración de la nómina mejorada, QuickBooks muestra una página web donde puede agregar a sus empleados.

También puede añadir empleados visualizando el Centro de empleados. (Elija el comando Centro de Employees→Employee y haga clic en el botón Nuevo Empleado). Al hacer clic en el botón Nuevo empleado, QuickBooks muestra la ficha Personal del cuadro de diálogo Nuevo empleado.

Para describir a un empleado, complete los campos suministrados en la ficha Personal. Todas estas cosas se explican por sí solas; se introduce el nombre de la persona en los cuadros de Nombre legal. El nombre del empleado va en la primera casilla, la inicial del segundo va en la casilla M.I., y así sucesivamente.

Haga clic en la ficha Dirección y contacto (no se muestra) para recopilar y almacenar la dirección postal y otra información de contacto del empleado, como su número de teléfono.

Si desea recopilar y almacenar información adicional para un empleado (como su número de cuenta bancaria para depósito directo), haga clic en la ficha Información adicional (también no se muestra). Esta pestaña proporciona un botón Definir campo que puede utilizar para recopilar información personalizada sobre un empleado.

Para utilizar la opción Campo personalizado, haga clic en el botón Definir campo y, a continuación, utilice el cuadro de diálogo Definir campo para definir los campos que desea añadir.

Proporcionar información sobre nóminas e impuestos

Utilice la ficha Información de nómina para describir cómo se calculan el sueldo o los salarios de un empleado. Utilice la lista desplegable Plan de nómina para configurar un plan de nómina normal (como semanal o semestral) y para asignar al empleado al plan de nómina. Utilice la lista desplegable Frecuencia de pago para identificar el período de pago.

Opcionalmente, si ha activado la función de seguimiento de clases de QuickBooks, utilice la lista desplegable Clase para clasificar los pagos a este empleado. Introduzca el concepto de nómina en el área de Ganancias. Por ejemplo, si un empleado gana un sueldo anual de 30.000 USD, introduzca el concepto de nómina de sueldo en la columna Nombre de artículo. A continuación, introduzca el sueldo anual de 30.000 USD en la columna Tasa horaria/anual.

Si ha configurado QuickBooks para manejar otras adiciones o deducciones en un cheque de nómina (reembolsos de gastos o deducciones de pensión), utilice el área Adiciones, deducciones y contribuciones de la empresa para describir estos elementos y los importes de los mismos.

Para describir qué impuestos paga un empleado, haga clic en el botón Impuestos. QuickBooks muestra la ventana de diálogo Impuestos. Utilice la ficha Federal para identificar el estado civil del empleado, el número de concesiones reclamadas y cualquier retención adicional especificada.

Además, utilice las casillas de verificación Sujeto a para indicar si este empleado está sujeto a Medicare, al Seguro Social o a los impuestos federales de desempleo, o si el empleado es elegible para recibir un crédito por ingresos del trabajo.

No todos los empleados están sujetos a los impuestos de Medicare y del Seguro Social. Consulte a su asesor fiscal para obtener más información.

La pestaña Estado proporciona cuadros que puede utilizar para describir los impuestos estatales, obviamente. La ficha Impuestos estatales varía según el estado en el que se encuentre.

La pestaña Otros le permite describir y almacenar cualquier información de impuestos locales, como por ejemplo, el impuesto sobre la renta de la ciudad. Una vez más, lo que ve en la pestaña Otros depende de su localidad.

Si hace clic en el botón Enfermedad/vacaciones en la ficha Información de nómina de la ventana de diálogo Empleado nuevo, aparecerá la ventana de diálogo Enfermedad y vacaciones. Esta ventana de diálogo le permite especificar cómo se acumulan el subsidio de enfermedad o de vacaciones y el tiempo de vacaciones personales período de cálculo de nómina por período de cálculo de nómina. Puede especificar el número de horas de licencia por enfermedad o de vacaciones en el cuadro de texto Horas disponibles a partir de la fecha en que está configurando el cálculo de nómina.

Puede utilizar la lista desplegable Período de acumulación para especificar la frecuencia con la que se debe acumular el pago por enfermedad o vacaciones. Si se acumula el pago por enfermedad o vacaciones, utilice el cuadro Horas acumuladas para identificar cuántas horas de enfermedad o de vacaciones gana un empleado por cada cheque de pago u hora, o al principio del año.

Si ha fijado un número máximo de horas de enfermedad o de vacaciones que un empleado puede acumular, introduzca este valor en la casilla Número máximo de horas. Si desea restablecer las horas de enfermedad y las horas de vacaciones a cero al principio de cada año, seleccione la casilla de verificación Restablecer horas cada año nuevo.

El área Vacaciones del cuadro de diálogo Enfermedad y vacaciones funciona de la misma manera que el área Enfermedad. Por ejemplo, introduzca el número de horas de vacaciones disponibles en el cuadro Horas disponibles a partir de la fecha. Utilice la lista desplegable Período de acumulación para especificar la frecuencia con la que los empleados ganan vacaciones.

Use las casillas de verificación Horas acumuladas y Número máximo de horas para controlar cómo funcionan los cálculos de acumulación de tiempo de vacaciones. Finalmente, seleccione la casilla de verificación Restablecer horas cada año nuevo? para poner a cero el tiempo de vacaciones al principio de cada año nuevo.

Si eligió utilizar la opción Depósito directo, haga clic en el botón Depósito directo en la ficha Información de nómina del cuadro de diálogo Nuevo empleado. QuickBooks le pide que proporcione la información necesaria para depositar directamente cheques para los empleados.

Proporcionar otra información relacionada con el empleo

Si selecciona la ficha Información de empleo de la ventana de diálogo Empleado nuevo, QuickBooks muestra la ficha que utiliza para almacenar la fecha de contratación, la fecha de incendio y otros datos de empleo similares.

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