Cómo configurar un nuevo usuario en QuickBooks Online Accountant

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Por Elaine Marmel

Si su firma de contabilidad tiene más de una persona que necesita acceso a las compañías clientes de QuickBooks Online, la persona que crea la cuenta de QBOA – llamada, en la jerga de QBOA, el administrador maestro – puede configurar a los otros usuarios. Los demás usuarios obtienen sus propias credenciales de inicio de sesión y acceso a los clientes que especifique el administrador maestro; para esos clientes, el usuario puede acceder a las herramientas de contabilidad. El administrador maestro también especifica el nivel de acceso del usuario a la información de la empresa; un usuario puede tener acceso básico, completo o personalizado.

El uso de información de inicio de sesión QBOA por separado ayuda a mantener la seguridad en QBOA, porque mucha información financiera (suscripciones de productos e información de facturación, por ejemplo) está vinculada a la información de inicio de sesión.

Entonces, ¿cuál es la diferencia, en cuanto al estado, entre acceso básico, completo y personalizado?

  • Aquellos usuarios con acceso completo pueden abrir y trabajar en los libros de la empresa, así como en las empresas clientes de QBO y pueden acceder a la página del equipo y realizar cambios en los privilegios de cualquier usuario.
  • Aquellos usuarios con acceso básico sólo pueden acceder a las empresas clientes de QBO.
  • Aquellos usuarios con acceso personalizado no tienen nada más que acceso básico o completo con al menos un conjunto de privilegios diferente de los valores predeterminados de QBOA para acceso básico o completo.

Para configurar múltiples usuarios en una cuenta QBOA, el administrador principal o cualquier miembro de la firma con privilegios de acceso completo a QBOA establece otros miembros de la firma; durante el proceso, QBOA envía un correo electrónico a los otros miembros de la firma que, para esta discusión, serán referidos como invitados. Una vez que un invitado acepta la invitación, QBOA le pide al invitado que configure sus propias credenciales de inicio de sesión QBOA. Siga estos pasos para configurar un nuevo usuario en una cuenta QBOA:

  1. Inicie sesión en QBOA.
  2. Haga clic en Equipo en la barra de navegación y aparecerá la página Equipo.
  3. Haga clic en el botón Agregar usuario.
  4. En la primera página del Asistente para agregar usuario, escriba el nombre, la dirección de correo electrónico y el título del miembro del equipo que desea agregar.
  5. Aparece la segunda página del Asistente para agregar usuario. En esta página, usted identifica los privilegios relacionados con su empresa que desea proporcionar al miembro del equipo.
  6. Puede asignar acceso Básico, Completo o Personalizado; en la parte derecha de la página aparece una descripción de cada tipo de acceso. Asigne acceso completo a aquellos miembros del equipo que deberían tener acceso a los libros de su propia empresa. Puede realizar cambios en la configuración individual; si lo hace, QBOA establece el acceso del miembro del equipo en Personalizado de forma predeterminada.
  7. Aparece la última pantalla del Asistente para agregar usuario. En esta página, usted identifica a los clientes para los cuales el miembro del equipo debe ser capaz de realizar el trabajo.
  8. Desmarque a los clientes según sea necesario.
  9. Haga clic en Guardar.QBOA añade el nuevo usuario a su equipo y asigna un estado de Invitado al usuario. Además, la columna Estado en la pantalla del equipo indica que QBOA envió una invitación por correo electrónico al usuario, invitándolo a unirse a su equipo. Después de que el usuario responde a la invitación de QBOA, el estado del usuario cambia a Activo en la página del equipo en QBOA.

La invitación por correo electrónico que QBOA envía tiene el siguiente aspecto.

El destinatario hace clic en el botón Aceptar invitación y, suponiendo que el invitado no tenga ya la información de inicio de sesión para QBOA, aparece la página siguiente. En esta página, el invitado establece la información de inicio de sesión de QBOA proporcionando un ID de usuario (que no necesita ser una dirección de correo electrónico) y una contraseña. Una vez que el invitado hace clic en Crear usuario, QBOA confirma que el ID de usuario está disponible, configura la información de inicio de sesión y muestra una página en la que aparece un botón de inicio de sesión. Al hacer clic en el botón Iniciar sesión, el usuario inicia sesión en QBOA con los privilegios asignados al usuario.

Para iniciar sesión en QBOA en el futuro, el miembro del equipo navega a qbo.intuit.com y proporciona sus credenciales de inicio de sesión.

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