Cómo configurar un trabajo de QuickBooks 2015

En QuickBooks 2015, puede hacer un seguimiento de las facturas por cliente o por cliente y trabajo. Esto puede sonar descabellado, pero algunos negocios facturan a los clientes (quizás varias veces) por trabajos específicos. Tomemos el caso de un subcontratista de la construcción que realiza trabajos de cimentación para un puñado de constructores de viviendas unifamiliares. Este subcontratista de la construcción probablemente factura a sus clientes por trabajo, y factura a cada cliente varias veces por el mismo trabajo.

Por ejemplo, factura a Poverty Rock Builders por el trabajo de fundación en 1113 Birch Street cuando vierte el pie y luego de nuevo cuando pone el bloque. En el 1028 de Fairview, el mismo trabajo de fundación también requiere más de una factura.

Para configurar jobs para clientes, primero debe describir a los clientes. A continuación, siga estos pasos:

  • Seleccione Customers→Customer Centro.QuickBooks muestra la ventana Centro de atención al cliente.
  • Haga clic con el botón derecho en el cliente para el que desea configurar un trabajo, seleccione Añadir trabajo en el menú contextual que aparece y haga clic en la ficha Añadir trabajo. Esta ventana se utiliza para describir el job. Gran parte de la información de esta ventana aparece en la factura.
  • El cursor se encuentra en el cuadro de texto Nombre del trabajo. Simplemente escriba el nombre del trabajo o proyecto.
  • Mueva el cursor al cuadro de texto Saldo de apertura y escriba el importe total adeudado por el cliente en el trabajo que está describiendo en la fecha de conversión.
  • Introduzca la fecha actual en el cuadro de texto A partir de.
  • En el caso de que haya seleccionado un cliente incorrecto en el Paso 2, eche un vistazo a la lista desplegable Cliente. ¿Nombra al cliente correcto? Si no es así, active la lista desplegable y seleccione el cliente correcto.
  • Puede introducir el nombre de su contacto y el nombre de su contacto alternativo en los cuadros de texto Nombre completo. QuickBooks rellena el cuadro de texto Contacto por usted. Probablemente no necesite que le digan esto, pero rellene los cuadros de texto Teléfono, Fax, Correo electrónico y sitio web sólo para tener esa información a mano.
  • Puede utilizar el cuadro de texto Facturar a para proporcionar la dirección de facturación del trabajo del cliente. Debido a que es muy probable que la dirección de facturación del trabajo sea la misma que la del cliente, QuickBooks copia la dirección de facturación de la lista de clientes. Pero si es necesario, haga cambios.
  • Puede utilizar el cuadro de texto Enviar a para proporcionar la dirección de envío del trabajo. Haga clic en el botón Copiar si la dirección de envío es la misma que la dirección de facturación.
  • Mediante la pestaña Configuración de pago, por ejemplo, puede registrar un número de cuenta y el método de pago preferido. Puede fijar el límite de crédito del deudor utilizando la casilla Límite de crédito. Además, puede almacenar la información de pago de tarjetas de crédito para los clientes que deseen que conserve sus números de tarjeta en un archivo.
  • (Masivamente opcional) Haga clic en la pestaña Información adicional y categorice el trabajo. Los únicos tipos iniciales en la lista por defecto son De anuncio, Referencia, Minorista y Mayorista. Puede crear otros tipos seleccionando Añadir nuevo en la lista desplegable Tipo de cliente (para que QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Tipo de cliente nuevo) y luego rellenando los espacios en blanco.
  • Puede utilizar la lista desplegable Estado del trabajo en la ficha Información del trabajo para seleccionar Ninguno, Pendiente, Adjudicado, En curso, Cerrado o No adjudicado, lo que sea más apropiado. La fecha de inicio es, obviamente, el día en que se inicia el trabajo. Como todos saben, el final proyectado y la fecha de finalización no son necesariamente la misma. El campo Descripción del puesto de trabajo puede contener cualquier información útil que pueda incluir en una línea, y el Tipo de puesto de trabajo es un campo adicional que puede utilizar. (Si utiliza este campo, puede añadir un nuevo tipo de trabajo seleccionando Añadir nuevo en la lista Tipo de trabajo).
  • Guarde la información del trabajo haciendo clic en Aceptar o Siguiente Después de que termine de describir el trabajo, tiene dos opciones: Puede hacer clic en Aceptar para agregar el trabajo a la lista y volver a la ventana del Centro de atención al cliente, o puede hacer clic en Siguiente para agregar el trabajo a la lista y mantener la ventana Nuevo trabajo en pantalla para que pueda agregar más trabajos.
  • Puede tratar la información del job del mismo modo que trata la información del cliente. Abra la ventana del Centro de atención al cliente seleccionando Customer→Customer Center. Cuando QuickBooks muestra la ventana, haga doble clic en el trabajo y realice los cambios en la ventana Editar trabajo que aparece.

    Para agregar un gran número de clientes o trabajos a la lista Clientes al mismo tiempo, muestre la ventana Centro de atención al cliente, haga clic en el botón Nuevo cliente y trabajo y, a continuación, seleccione Agregar varios clientes: Opción de trabajos. QuickBooks muestra la hoja de trabajo Agregar/Editar entradas de listas múltiples, que le permite recopilar y editar toda la misma información que las ventanas de Clientes y trabajos habituales.

    También puede desactivar a un empleado de su lista si comienza a desbordarse con los nombres de los empleados que ya no trabajan para usted. Debe esperar para desactivarlos hasta después de que termine el año y se hayan impreso los formularios W-2.

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