Cómo configurar una lista de activos fijos en QuickBooks 2015

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Por Stephen L. Nelson

Si su empresa posee muchas cosas de valor duradero, usted o su contador deben llevar un registro de los artículos de QuickBooks. Si necesita hacer un seguimiento de las posiciones, puede hacerlo utilizando la lista de activos fijos.

Añadir posiciones a la lista de activos fijos

Para agregar un mueble, algún equipo o maquinaria, u otro artículo de valor duradero a la lista de Activos Fijos, siga estos pasos:

  1. Seleccione Lists→Fixed Lista de artículos de activos para mostrar la lista de activos fijos. QuickBooks muestra la ventana Lista de artículos de activos fijos. Inicialmente, debido a que aún no ha agregado ningún activo, la lista no muestra ningún activo. Puede tratar la operación de compra original y añadir el activo fijo a la lista durante el tratamiento.
  2. Haga clic en el botón Elemento (abajo a la izquierda) y, a continuación, seleccione Nuevo en el menú que muestra QuickBooks. QuickBooks muestra la ventana Nuevo artículo.
  3. Déle un nombre único al activo. Por ejemplo, puede darle a un mueble un nombre como sofá de cuero, a una computadora un nombre como HP Pavilion y a un vehículo un nombre como’12 Chevy S20 Pickup’.
  4. En la lista desplegable Cuenta de activos, seleccione la cuenta de activos fijos en la que se debe colocar el activo que está describiendo. Un sofá de cuero utilizado en su opulenta área de recepción, por ejemplo, podría colocarse en una cuenta de activos fijos de mobiliario y equipo. QuickBooks, como usted puede adivinar, suministra un montón de cuentas automáticamente, pero es posible que no vea la cuenta que necesita o desea en la lista desplegable Cuenta de activos. Puede añadir una nueva cuenta de activo sobre la marcha introduciendo un nuevo nombre de cuenta y pulsando Intro. Cuando QuickBooks ve que la cuenta de activos fijos aún no está configurada, le pide que configure la nueva cuenta de activos fijos.
  5. Utilice el área Información de compra para describir el artículo que ha comprado y las condiciones de compra. Por ejemplo, desea indicar si la posición es nueva o utilizada seleccionando el botón de selección Nuevo o Usado. Puede proporcionar una descripción de la compra, la fecha de compra, el coste de la compra e incluso identificar al proveedor utilizando las otras casillas autoexplicativas del área Información de compra.
  6. (Opcional) Describa el activo fijo con más detalle El área Información de activos fijos en la parte inferior de la ventana Nuevo artículo proporciona cuadros de texto adicionales que puede utilizar para describir el activo fijo. El área proporciona un campo enorme en el que, por ejemplo, se puede colocar una larga descripción de los activos. También tiene campos que puede utilizar para identificar la ubicación del activo, el número de orden de compra (PO) original, el número de serie del activo y la fecha de vencimiento de la garantía Si estos campos no son adecuados, compruebe que QuickBooks incluso proporciona un área de Notas que puede utilizar para escribir una pequeña oda a su activo o para registrar algún otro tipo de información relevante sobre el mismo.
  7. Haga clic en Aceptar para guardar simultáneamente la descripción del nuevo elemento de activo y cerrar la ventana Nuevo elemento. O bien, haga clic en Siguiente para guardar la descripción del nuevo artículo de activo fijo, pero deje abierta la ventana Nuevo artículo.

Añadir elementos de activos fijos sobre la marcha

Puede añadir posiciones a la lista de activos fijos, como se describe en los párrafos anteriores. Alternativamente, se puede añadir una posición a la lista de activos fijos cuando se registra la factura que registra la factura de acreedor para el activo fijo o cuando se registra el cheque que paga la factura de acreedor para el activo fijo.

Así es como funciona esto: Si usted le dijo a QuickBooks que desea mantener una lista de Activos Fijos, QuickBooks le pide que agregue un artículo de activo fijo cuando categorice o cargue una cuenta de activo fijo mientras ingresa una factura o registra un cheque.

Para recopilar la información necesaria para configurar el artículo de activo fijo, QuickBooks muestra la misma ventana Nuevo artículo. Los pasos para rellenar la ventana Nuevo artículo también funcionan cuando se añaden artículos de activos fijos sobre la marcha.

Tratamiento de posiciones en la lista de activos fijos

Para tratar un artículo de activo fijo (por ejemplo, si cometió un error al introducir alguna información), siga estos pasos:

  1. QuickBooks muestra la ventana Lista de artículos de activos fijos.
  2. Haga doble clic en el elemento que desee editar. QuickBooks muestra la ventana Editar elemento.
  3. Actualice la descripción del activo fijo y, si es necesario, actualice la información que aparece en las áreas Información de compras e Información de activos fijos. Tenga en cuenta también que si desea registrar la enajenación de un activo, puede seleccionar la casilla de verificación Artículo vendido. A continuación, QuickBooks activa los cuadros de texto del área de Información de ventas. Puede utilizarlos para identificar la fecha de venta, el precio y el importe de los gastos de venta.

QuickBooks no lleva ninguna contabilidad con la información de compra y/o venta mostrada en las ventanas de Nuevo Artículo y Editar Artículo.

Por ejemplo, QuickBooks no añade un activo al balance porque se ha configurado un artículo de activo fijo. Y QuickBooks no calculará la ganancia o pérdida en la disposición del activo porque usted ingresa información de ventas. Usted mismo debe hacerlo -o hacer que su contador lo haga- utilizando transacciones estándar de QuickBooks o entradas de diario tradicionales.

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