Cómo consolidar las hojas de trabajo en Excel 2016

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Por Greg Harvey

Excel 2016 le permite consolidar datos de diferentes hojas de trabajo en una sola hoja de trabajo. Mediante el botón de comando Consolidar del programa en la ficha Datos de la cinta, puede combinar fácilmente datos de varias hojas de cálculo.

Por ejemplo, puede utilizar el comando Consolidar para totalizar todas las hojas de cálculo del presupuesto preparadas por cada departamento de la empresa o para crear totales resumidos para las cuentas de explotación para un período de varios años. Si utilizó una plantilla para crear cada hoja de trabajo que está consolidando, o un diseño idéntico, Excel puede consolidar rápidamente los valores en virtud de su posición común en sus respectivas hojas de trabajo. Sin embargo, incluso cuando las entradas de datos están dispuestas de forma diferente en cada hoja de cálculo, Excel puede consolidarlas siempre que haya utilizado las mismas etiquetas para describir las entradas de datos en sus respectivas hojas de trabajo.

La mayoría de las veces, se desea totalizar los datos que se están consolidando a partir de las distintas hojas de trabajo. Por defecto, Excel utiliza la función SUM para totalizar todas las celdas de las hojas de trabajo que comparten las mismas referencias de celdas (cuando se consolida por posición) o que utilizan las mismas etiquetas (cuando se consolida por categoría). Sin embargo, se puede hacer que Excel utilice cualquiera de las siguientes funciones estadísticas al realizar una consolidación: MEDIA, CONTAR, CONTAR, CONTAR, MAX, MIN, PRODUCTO, STDEV, STDEVP, VAR o VARP.

Para empezar a consolidar las hojas en el mismo libro de trabajo, seleccione una nueva hoja de trabajo para retener los datos consolidados. (Si es necesario, inserte una nueva hoja en el libro de trabajo haciendo clic en el botón Insertar hoja de trabajo.) Para comenzar a consolidar hojas en diferentes libros de trabajo, abra un nuevo libro de trabajo. Si las hojas de los distintos libros de trabajo se generan a partir de un modelo, abra el nuevo libro de trabajo para los datos consolidados de ese modelo.

Antes de comenzar el proceso de consolidación en la nueva hoja de trabajo, seleccione la celda o el rango de celdas en esta hoja de trabajo donde deben aparecer los datos consolidados. Si selecciona una sola celda, Excel expande el área de destino a columnas a la derecha y filas abajo según sea necesario para acomodar los datos consolidados. Si selecciona una sola línea, el programa desglosa el área de destino en las líneas siguientes de la hoja de trabajo, si es necesario para acomodar los datos. Si selecciona una sola columna, Excel desglosa el área de destino entre las columnas de la derecha, si es necesario para acomodar los datos. Sin embargo, si selecciona un rango de varias celdas como área de destino, el programa no desglosa el área de destino y restringe los datos consolidados sólo a la selección de celdas.

Si desea que Excel utilice un rango determinado en la hoja de trabajo para todas las consolidaciones que realice en una hoja de trabajo, asigne el nombre de rango Consolidar_área a este rango de celdas. Excel consolida los datos en este rango cada vez que se utiliza el comando Consolidar.

Al consolidar datos, puede seleccionar los datos en hojas de los libros de trabajo que ha abierto en Excel o en hojas de los libros de trabajo sin abrir almacenados en el disco. Las celdas que se especifican para la consolidación se denominan área fuente, y las hojas de trabajo que contienen las áreas fuente se denominan hojas de trabajo fuente.

Si las hojas de trabajo de origen están abiertas en Excel, puede especificar las referencias de las áreas de origen apuntando a las referencias de celdas (incluso cuando la ventana de diálogo Consolidar está abierta, Excel le permitirá activar diferentes hojas de trabajo y desplazarse por ellas mientras selecciona las referencias de celdas para el área de origen). Si las hojas de trabajo de origen no están abiertas en Excel, debe escribir las referencias de celda como referencias externas, siguiendo las mismas pautas que utiliza al escribir una fórmula de enlace con una referencia externa (excepto que no escribe =). Por ejemplo, para especificar los datos en el rango B4:R21 de la Hoja 1 en un libro de trabajo llamado CG Music – 2014 Sales.xlsx como área fuente, introduzca la siguiente referencia externa:

"CG Music - Ventas 2014.xlsx]Hoja 1'!$b$4:$r$21

Tenga en cuenta que si desea consolidar el mismo rango de datos en todas las hojas de trabajo que utilizan un nombre de archivo similar (por ejemplo, Música CG – Ventas 2012, Música CG – Ventas 2013, Música CG – Ventas 2014, etc.), puede utilizar el asterisco (*) o el signo de interrogación (?) como caracteres comodín para representar los caracteres faltantes como en

"CG Music - 20??? Sales.xlsx]Sheet1'!$B$4:$R$21

En este ejemplo, Excel consolida el rango A2:R21 en la Hoja 1 de todas las versiones de los libros de trabajo que utilizan “CG – Música – 20” en el fichero principal cuando este nombre va seguido de otros dos caracteres (12, 13, 14, 15, etc.).

Al consolidar datos, Excel utiliza únicamente las celdas de las áreas fuente que contienen valores. Si las celdas contienen fórmulas, Excel utiliza sus valores calculados, pero si las celdas contienen texto, Excel las ignora y las trata como si estuvieran en blanco (excepto en el caso de las etiquetas de categoría cuando está consolidando sus datos por categoría).

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