Cómo consultar datos externos en Excel 2016

  1. Software
  2. Oficina de Microsoft
  3. Excel
  4. Cómo consultar datos externos en Excel 2016

Libro Relacionado

Por Greg Harvey

Excel 2016 permite consultar listas de datos (tablas) almacenadas en bases de datos externas a las que tiene acceso y luego extraer los datos que le interesan en su hoja de trabajo para su posterior manipulación y análisis.

Excel 2016 también facilita la adquisición de datos de una variedad de fuentes de datos diferentes, incluyendo archivos de bases de datos de Microsoft Access, páginas web en Internet, archivos de texto y otras fuentes de datos como tablas de bases de datos en SQL Servers y Analysis Services, archivos de datos XML y tablas de datos de conexiones en línea con Microsoft Windows Azure DataMarket y OData Data feeds.

Al importar datos de dichas fuentes externas a sus hojas de trabajo de Excel, es muy posible que esté tratando con datos almacenados en múltiples tablas relacionadas, todas ellas almacenadas en la base de datos (lo que en Excel 2016 se conoce como Modelo de Datos). La relación entre las diferentes tablas de la misma base de datos se basa en un campo común (columna) que aparece en cada tabla de datos relacionada, que oficialmente se conoce como campo clave, pero que en Excel se conoce generalmente como columna de búsqueda.

Cuando se relacionan tablas en un campo clave común, en al menos una tabla, todos los registros de ese campo deben ser únicos sin duplicados, como la tabla de datos de Clientes, donde el campo Customer ID es único y se asigna sólo una vez (donde se conoce como clave primaria). En la otra tabla de datos relacionados, el campo común (conocido como clave externa) puede o no ser único, como en una tabla de datos de Pedidos, donde las entradas en su ID de cliente pueden no ser todas únicas, ya que es muy permisible (incluso deseable) que el mismo cliente compre múltiples productos varias veces.

Sólo hay otra cosa a tener en cuenta cuando se trabaja con tablas de datos relacionados y es el tipo de relación que existe entre las dos tablas. Hay dos tipos de relaciones soportadas en un modelo de datos de Excel:

  • Relación uno a uno en la que las entradas en los campos de clave primaria y extranjera son totalmente únicas, como por ejemplo una relación entre una lista de datos de Clientes y una lista de datos de Descuento en la que el campo de ID de Cliente sólo aparece una vez en cada tabla (ya que cada cliente tiene asignado un único porcentaje de descuento).
  • Relación uno a muchos en la que se permiten entradas duplicadas en el campo de clave externa e incluso se espera, como en una relación entre una lista de datos de Clientes y una lista de datos de Pedidos en la que el campo de ID de Cliente puede aparecer varias veces (ya que el cliente realiza varias compras).

La mayoría de las veces Excel 2016 es capaz de calcular la relación entre las tablas de datos que usted importa. Sin embargo, si Excel alguna vez se equivoca o si sus tablas contienen más de un campo común que podría servir como clave, puede definir manualmente la relación adecuada. Simplemente seleccione el botón Relaciones en el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos de la cinta (Alt+AA) para abrir el cuadro de diálogo Gestionar relaciones. Allí, haga clic en Nuevo para abrir la ventana de diálogo Crear relación, donde define el campo común en cada una de las dos tablas de datos relacionadas. Después de crear esta relación, se puede utilizar cualquiera de los campos de cualquiera de las dos tablas relacionadas en los informes que se preparan o girar las tablas que se crean.

Para importar datos externos, seleccione el botón Obtener datos externos en la ficha Datos de la cinta (Alt+AZX). Al hacerlo, Excel muestra un menú con las siguientes opciones:

  • Desde Access hasta tablas de base de datos de importación grabadas en Microsoft Access
  • Desde la Web para realizar una consulta de página web e importar listas de datos de páginas web en Internet.
  • Del texto a la importación de datos guardados en un archivo de texto, definiendo cómo analizar sus datos en columnas y filas particulares de su hoja de trabajo.
  • Desde Otras Fuentes para abrir un menú desplegable que ofrece una variedad de opciones: Desde SQL Server, desde Analysis Services, desde Windows Azure Marketplace, desde OData Data Feed, desde XML Data Import, desde Data Connection Wizard, y desde Microsoft Query
  • Conexiones existentes para reutilizar una conexión a un servicio de datos o a una fuente de datos (utilizando una de las opciones de importación, especialmente en la sección De otras fuentes) que ya ha establecido, ya sea para recuperar más datos o para actualizar datos previamente importados.

No Responses

Write a response