Cómo consultar las tablas de base de datos de Access para importar datos externos en Excel 2013

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Por Greg Harvey

Excel 2013 facilita la importación de datos a una hoja de trabajo desde otras tablas de bases de datos creadas con sistemas de gestión de bases de datos independientes (como Microsoft Access), un proceso conocido como realizar una consulta de datos externa.

Para realizar una consulta de datos externos a una tabla de base de datos de Access, haga clic en el botón De acceso en la ficha Datos de la cinta o pulse Alt+AFA. Excel abre el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos donde se selecciona el nombre de la base de datos de Access y, a continuación, se hace clic en Abrir.

Aparece la ventana de diálogo Seleccionar tabla, desde la que puede seleccionar la tabla de datos que desea importar a la hoja de trabajo. Después de seleccionar la tabla de datos y hacer clic en Aceptar en esta ventana de diálogo, aparece la ventana de diálogo Importar datos.

La ventana de diálogo Importar datos contiene las siguientes opciones:

  • Tabla para que los datos de la tabla de datos de Access se importen a una tabla de Excel en la hoja de trabajo actual o en una nueva – véase las entradas de Hoja de trabajo existente y Hoja de trabajo nueva que siguen.
  • Informe de tabla pivotante para que los datos de la tabla de datos de Access se importen a una nueva tabla pivotante que puede construir con los datos de Access.
  • PivotChart para importar los datos de la tabla de datos de Access a una nueva tabla pivotante con un gráfico pivotante incrustado que puede construir a partir de los datos de Access.
  • Sólo Crear conexión para enlazar con los datos de la tabla de datos de Access seleccionada sin traer sus datos a la hoja de trabajo de Excel.
  • Hoja de trabajo existente (predeterminada) para que los datos de la tabla de datos de Access se importen a la hoja de trabajo actual a partir de la dirección actual de la celda que aparece en el cuadro de texto siguiente
  • Nueva hoja de trabajo para que los datos de la tabla de datos de Access se importen a una nueva hoja que se agregue al principio del libro de trabajo.

Puede ver una hoja de trabajo de Excel después de importar la tabla de datos de Facturas de la base de datos de ejemplo de Northwind Access como una nueva tabla de datos en Excel. Después de importar los datos, puede utilizar los botones de filtro automático adjuntos a los distintos campos para ordenar y filtrar los datos.

Excel mantiene una lista de todas las consultas de datos externos que realiza para que pueda reutilizarlas e importar datos actualizados desde otra base de datos o página web. Para volver a utilizar una consulta, haga clic en el botón Conexiones existentes en la ficha Datos (Alt+AX) para abrir el cuadro de diálogo Conexiones existentes para acceder a esta lista y, a continuación, haga clic en el nombre de la consulta que desea repetir.

Las bases de datos creadas y actualizadas con Microsoft Access no son, por supuesto, las únicas fuentes de datos externas en las que se pueden realizar consultas de datos externos. Para importar datos de otras fuentes, haga clic en el botón De otras fuentes en la ficha Datos o presione Alt+AFO para abrir un menú desplegable con las siguientes opciones:

  • Desde SQL Server para importar datos de una tabla de SQL Server
  • Desde los servicios de análisis hasta la importación de datos desde un cubo de análisis de SQL Server
  • Desde Windows Azure Marketplace para importar datos de cualquiera de los diversos proveedores de servicios de mercado – tenga en cuenta que debe proporcionar la ubicación del archivo (normalmente una dirección URL) y la clave de su cuenta antes de poder importar cualquier dato de mercado a Excel.
  • Desde OData Data Feed para importar datos de cualquier tabla de base de datos siguiendo el Protocolo de Datos Abiertos (abreviado como OData) – tenga en cuenta que debe proporcionar la ubicación del archivo (normalmente una dirección URL) y el ID de usuario y la contraseña para acceder al feed de datos OData antes de poder importar cualquiera de sus datos a Excel.
  • Desde la importación de datos XML hasta la importación de datos de un archivo XML que se abre y se asigna
  • Desde el Asistente de conexión de datos para importar datos de una tabla de base de datos utilizando el Asistente de conexión de datos y OLEDB (Object Linking and Embedding Database)
  • Desde Microsoft Query para importar datos de una tabla de base de datos utilizando Microsoft Query y ODBC (Open Database Connectivity)

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