Cómo consultar una base de datos externa en Excel

Excel proporciona un método poderoso para recuperar información de bases de datos externas. Usted no está limitado a simplemente tomar toda la información de una tabla específica. Alternativamente, puede consultar una base de datos.

Al consultar una base de datos, sólo se recupera información de una tabla que coincide con sus criterios. También puede utilizar una consulta para combinar información de dos o más tablas. Por lo tanto, utilice una consulta para masajear y filtrar los datos antes de que se coloquen realmente en su libro de trabajo de Excel.

La consulta es a menudo el mejor enfoque cuando se desea combinar datos antes de importarlos y cuando se necesita filtrarlos antes de importarlos.

1En la ficha Datos, seleccione En otra Sources→From Consulta de Microsoft.

Excel visualiza la ventana de diálogo Seleccionar fuente de datos.

2Utilizando la pestaña Bases de datos, identifique el tipo de base de datos que desea consultar.

Por ejemplo, para consultar una base de datos de Microsoft Access, haga clic en la entrada MS Access Database y, a continuación, en OK.

Puede consultar los resultados de una consulta haciendo clic en la ficha Consultas y seleccionando uno de los elementos allí enumerados.

También puede consultar un cubo OLAP y obtener información de él. Si desea consultar una consulta o un cubo OLAP, consulte con el administrador de la base de datos. El administrador de la base de datos puede decirle de qué consulta o cubo OLAP desea obtener datos.

3Seleccione la base de datos.

Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar base de datos. Utilice esta ventana de diálogo para identificar tanto la ubicación como el nombre de la base de datos que desea consultar.

4Seleccione la base de datos que desea consultar de la lista de directorios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Excel muestra la ventana de diálogo Asistente de consulta: Seleccionar columnas.

Utilice la ventana de diálogo Asistente de consulta – Seleccionar columnas para seleccionar las tablas y los campos de tabla que desea que aparezcan en los resultados de la consulta. En el cuadro Tablas y columnas disponibles, Excel enumera tablas y campos. Inicialmente, esta lista muestra sólo tablas, pero puede ver los campos dentro de una tabla haciendo clic en el símbolo + junto a la tabla.

5Cuando vea un campo que desee como columna en su lista de Excel, haga clic en su campo y, a continuación, haga clic en el botón de flecha hacia la derecha que apunta al cuadro de lista Columnas en su consulta.

Para agregar todos los campos de una tabla a la lista, haga clic en el nombre de la tabla y, a continuación, haga clic en el botón de flecha hacia la derecha que apunta al cuadro de lista Columnas de la consulta.

Para eliminar un campo, selecciónelo en el cuadro de lista Columnas de la consulta y, a continuación, haga clic en el botón de flecha hacia la izquierda que apunta al cuadro de lista Tablas y columnas disponibles.

Todo esto suena muy complicado, pero realmente no lo es. Esencialmente, todo lo que debe hacer es identificar las columnas de información que desea en su lista de Excel.

6Después de identificar las columnas que desea en su consulta, haga clic en el botón Siguiente para filtrar los datos de la consulta según sea necesario.

Excel muestra la ventana de diálogo Asistente de consulta – Filtrar datos.

Puede filtrar los datos devueltos como parte de la consulta utilizando los cuadros de texto Sólo incluir filas donde. Por ejemplo, para incluir sólo filas en las que el campo de abreviatura de estado muestre CA, haga clic en el campo state_abbrev en el cuadro de lista Columna a filtro. A continuación, seleccione la operación de filtrado Igual de la primera lista desplegable e introduzca o seleccione el valor CA en la segunda lista desplegable.

El cuadro de diálogo Asistente de consulta – Filtrar datos realiza los mismos tipos de filtrado que puede realizar con los comandos AutoFiltro y Filtro avanzado.

7Filtre sus datos basándose en varios filtros seleccionando los botones de opción Y u O.

Y: Usando filtros And significa que para que una fila sea incluida, debe cumplir con cada uno de los requisitos del filtro.

O: El uso de filtros Or significa que si una fila cumple con cualquier condición filtrada, la fila está incluida.

8Haga clic en Siguiente.

Excel muestra la ventana de diálogo Asistente de consulta – Orden de clasificación.

9Seleccione un orden para los datos del resultado de la consulta en el cuadro de diálogo Asistente de consulta – Orden de clasificación.

Seleccione el campo o la columna que desea utilizar para clasificar en la lista desplegable Clasificar por. Seleccionando el botón de selección Ascendente o Descendente, seleccione si el campo debe disponerse en orden ascendente o descendente, respectivamente.

También puede utilizar claves de clasificación adicionales seleccionando campos en la primera y la segunda lista desplegable Entonces por.

Los resultados de la consulta se clasifican del mismo modo que las líneas de una tabla de Excel. La clasificación funciona de la misma manera tanto si se trata de resultados de consultas como de filas de una lista.

10Haga clic en Siguiente.

Excel muestra la ventana de diálogo Asistente de consulta – Finalizar.

11En el cuadro de diálogo Asistente de consulta – Finalizar, especifique dónde debe colocar Excel los resultados de la consulta.

Este cuadro de diálogo proporciona botones de selección, desde los que puede elegir dónde desea colocar los datos de los resultados de la consulta: en Excel, en una ventana de consulta de Microsoft que puede revisar a continuación, o en un cubo OLAP. Por lo general, simplemente desea devolver los datos a Microsoft Excel y colocarlos en un libro de trabajo. Para realizar esta selección, seleccione el botón de selección Devolver datos a Microsoft Office Excel.

12Haga clic en el botón Finalizar.

Después de hacer clic en el botón Finalizar para completar el Asistente de consulta, Excel muestra la ventana de diálogo Importar datos.

13En el cuadro de diálogo Importar datos, seleccione la ubicación de la hoja de trabajo para los datos del resultado de la consulta.

Utilice esta ventana de diálogo para especificar dónde se deben colocar los datos de los resultados de la consulta.

Para colocar los datos del resultado de la consulta en una hoja de trabajo existente, seleccione el botón de selección Hoja de trabajo existente. Luego identifique la celda en la esquina superior izquierda del rango de la hoja de trabajo e ingrese esto en el cuadro de texto Hoja de trabajo existente.

Como alternativa, para colocar los datos en una nueva hoja de trabajo, seleccione el botón de opción Nueva hoja de trabajo.

14Haga clic en Aceptar.

Excel coloca los datos en la ubicación que usted eligió.

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