Cómo convertirse en un recurso completo en el proyecto 2013

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Proyecto 2013 Para los Explicado

Por Cynthia Snyder Stackpole

Después de crear y organizar las tareas en su proyecto, el siguiente paso, normalmente, es crear sus recursos. Sin embargo, antes de crear recursos en el Proyecto 2013, debe entender cómo afectan a su proyecto.

Comprensión de los recursos

En primer lugar, un recurso es un activo que ayuda a realizar un proyecto, ya sea una persona, un equipo, un material o un suministro. Un aspecto de trabajar con recursos de manera efectiva es administrar el flujo de trabajo de cualquier recurso que tenga disponibilidad limitada de tiempo para su proyecto. Al crear recursos, se indica su disponibilidad por horas en el día o días de la semana.

Por ejemplo, una persona puede estar disponible el 50 por ciento del tiempo, o 20 horas en la semana laboral estándar de 40 horas, mientras que otra puede estar disponible a tiempo completo (40 horas). Al asignar este tipo de recursos a su proyecto, puede utilizar varias vistas, informes y herramientas para ver si algún recurso está sobrecargado en algún momento durante el proyecto.

También puede ver si las personas están sentadas, haciendo girar sus pulgares, cuando pueden estar disponibles para ayudar en otra tarea. Incluso puede contabilizar los recursos que funcionan en varios proyectos de su organización y asegurarse de que se utilizan de forma eficiente.

Otro aspecto de trabajar con recursos de manera efectiva es entender cómo el número de recursos que se asignan para trabajar en una tarea afecta la duración de esa tarea. En otras palabras, si usted tiene una cierta cantidad de trabajo que realizar pero pocas personas para hacer ese trabajo, una tarea típica toma más tiempo para terminar que si hay montones de personas disponibles.

El tipo de tarea determina si la duración de una tarea cambia en función del número de recursos asignados a ella.

Por último, los recursos añaden costes a un proyecto. Para contabilizar los costes de su proyecto, como una persona que trabaja muchas horas en una tarea, equipos que tiene que comprar o servicios que requieren honorarios, debe crear recursos y asignarlos a una o más tareas.

Tipos de recursos: Trabajo, material y costo

A los efectos de la planificación de recursos, el Proyecto reconoce sólo estos tres tipos de recursos:

  • Trabajo: Esta persona, como un programador o un plomero, puede ser reasignada pero no agotada. Los recursos de trabajo se asignan a tareas para realizar el trabajo.
  • Material: El material tiene un costo unitario y no consume horas de trabajo, pero puede agotarse. Ejemplos de costes de material son el acero, la madera y los libros.
  • Coste: La utilización de un recurso de costes le ofrece la flexibilidad de especificar el coste aplicable, como el viaje o el envío, cada vez que utilice el recurso.

Decidir qué tipo de recurso utilizar al añadir un proveedor externo o un recurso de equipo al proyecto puede ser complicado. Si desea evitar añadir horas de trabajo al proyecto cuando se está utilizando ese recurso, no configure el recurso como un recurso de trabajo. En su lugar, utilice un enfoque de recurso de costos o de costo fijo.

Cómo afectan los recursos a la sincronización de las tareas

En la configuración predeterminada del Proyecto 2013, la programación basada en el esfuerzo se desactiva tanto para las tareas programadas manual como automáticamente. Así que no importa cuántos recursos de trabajo asigne, la duración de la tarea permanece igual y el Proyecto acumula más horas de trabajo para la tarea, para reflejar más esfuerzo.

Sin embargo, en algunos casos de un tipo de tarea de unidad fija o de trabajo fijo, la adición o eliminación de recursos asignados a la tarea debería tener un impacto en el tiempo que toma completar la tarea. En esencia, la vieja máxima “Dos cabezas son mejores que una” puede modificarse a “Dos cabezas son más rápidas que una”.

Supongamos que una persona es asignada a la tarea de la zanja de excavación, que requiere cuatro horas de esfuerzo. Dos personas asignadas a la tarea de la zanja de excavación terminarán el trabajo en dos horas porque cada recurso está trabajando dos horas simultáneamente, lo que logra cuatro horas de esfuerzo en la mitad del tiempo.

Para que la programación de una tarea funcione de esta manera, primero tiene que cambiar la tarea a una tarea auto-programada utilizando el botón Auto Programación en el grupo Programación de la pestaña Tarea. A continuación, debe activar la programación basada en el esfuerzo haciendo doble clic en la tarea, en la ficha Avanzar del cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccionando la casilla de verificación Controlado por esfuerzo y, a continuación, haciendo clic en el botón Aceptar.

Asignar más personas a tareas no siempre acorta el tiempo de trabajo proporcionalmente, aunque así es como lo calcula Project. Cuando tienes más gente, también tienes más reuniones, memorandos, esfuerzos duplicados y conflictos, por ejemplo. Si agrega más recursos a una tarea, considere también aumentar la cantidad de esfuerzo requerido para completar esa tarea para explicar las inevitables ineficiencias del grupo de trabajo.

Cómo estimar las necesidades de recursos

Por lo general, usted sabe cuántos recursos materiales se necesitan para completar una tarea: En la mayoría de los casos, puede utilizar una fórmula estándar para calcular el número de libras, toneladas, yardas u otra cantidad. Pero, ¿cómo sabe cuánto esfuerzo deben invertir sus recursos de trabajo para completar las tareas del proyecto?

Incluya una cierta cantidad de recursos materiales adicionales si cree que los necesitará para el retrabajo o el desecho.

Al igual que con muchos aspectos de la información que usted pone en un plan de proyecto, la determinación del nivel de esfuerzo depende en gran medida de su propia experiencia con tareas y recursos similares. Aún así, recuerde estas advertencias:

  • La habilidad cuenta. Es probable que un recurso menos capacitado o con menos experiencia tarde más tiempo en terminar una tarea. Experimentar – aumentar la duración en un 20 por ciento para un recurso menos calificado, por ejemplo, o reducirla en un 20 por ciento para un recurso más calificado.
  • La historia se repite. Observe los proyectos y tareas previamente completados. Si ha rastreado el tiempo de las personas, es probable que pueda ver cuánto esfuerzo se requirió para completar varios tipos de tareas en otros proyectos y trazar paralelismos con su proyecto. Esta técnica para estimar la duración del esfuerzo es similar a la estimación análoga.
  • Pide y recibirás. Pida a los propios recursos que calculen cuánto tiempo creen que tomará una tarea. Después de todo, la gente que hace el trabajo debe saber mejor cuánto tiempo toma.

Permita que se reserve tiempo en un proyecto para tener en cuenta las circunstancias imprevistas, tales como que los recursos sean menos hábiles de lo que usted había planeado. Para asegurar que se cumplan las fechas de los hitos, muchas personas añaden una tarea llamada Reserva de Contingencia a sus programas inmediatamente antes de la entrega de un hito o al final de una fase.

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